Personvernerklæring for Elevtinget

1. Behandlingsansvarlig

Elevorganisasjonen er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i forbindelse med gjennomføringen av Elevtinget.

2. Formålet med behandlingen

Vi samler inn og behandler personopplysninger for å kunne planlegge, gjennomføre og ivareta sikkerheten under Elevtinget. Konkret brukes opplysningene til:

• Administrasjon av deltakere: Registrering, hotellbooking, romfordeling og navneskilt.
• Demokratiske rettigheter: Verifisering av stemmerett (delegat/observatør-status) og behandling av fullmakter.
• Sikkerhet og HMS: Håndtering av helse, miljø og sikkerhet under arrangementet, inkludert allergier og medisinske behov.
• Permisjonssøknader: Behandling av søknader om fravær fra møtet for å sikre vedtaksdyktighet.

3. Hvilke personopplysninger vi behandler

Generell informasjon

For alle deltakere (delegater, observatører, gjester og mannskap) lagrer vi:

• Navn
• Kontaktinformasjon (e-post, telefonnummer)
• Skole/Organisasjonstilhørighet og fylke
• Rolle under Elevtinget (f.eks. Delegat, Observatør)
• Fødselsdato (for hotellbooking og aldersgrenser)
• Kjønn (for romfordeling)

Sensitive personopplysninger (Særlige kategorier)

I noen tilfeller behandler vi sensitive opplysninger. Dette gjøres kun når det er strengt nødvendig og basert på ditt samtykke eller vitale interesser:

• Helseopplysninger: Informasjon om allergier, dietter eller medisinske behov for tilrettelegging.
• HMS-hendelser: Rapporter om ulykker, sykdom eller skader som oppstår under arrangementet.

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

Behandlingen av dine personopplysninger baserer seg på følgende rettslige grunnlag i personvernforordningen (GDPR):

• Avtale (Art. 6 nr. 1 b): Nødvendig for å oppfylle avtalen om din deltakelse på Elevtinget (hotell, mat, tilgang).
• Berettiget interesse (Art. 6 nr. 1 f): For å kunne gjennomføre et demokratisk årsmøte og ivareta organisasjonens drift.
• Rettslig forpliktelse (Art. 6 nr. 1 c): Rapportering og sikkerhetskrav.
• Samtykke (Art. 9 nr. 2 a): For behandling av helseopplysninger (allergier, HMS, permisjon) innhenter vi uttrykkelig samtykke i søknadsskjemaer.

5. Hvem har tilgang til dine opplysninger?

Vi begrenser tilgangen til personopplysninger internt i systemet:

• Sekretariatet: Har tilgang til generell info for logistikk.
• Kontrollkomitéen: Har tilgang til permisjonssøknader og delegatlister for å godkjenne stemmerett.
• HMS-ansvarlige: Har tilgang til helseinfo og HMS-logger. Denne tilgangen er strengt begrenset.

Vi deler kun opplysninger med tredjeparter når det er nødvendig:

• Overnattingssted (Hotell): Navnelister, fødselsdato, allergier, matpreferanser og romfordeling.

6. Lagring og sletting

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen.

• Generelle deltakerdata: Slettes eller anonymiseres etter at arrangementet er avsluttet og etterarbeid er ferdigstilt (normalt innen 6 måneder).
• Permisjonssøknader og HMS-rapporter: Slettes umiddelbart etter at Elevtinget er ferdig, med mindre det foreligger en spesifikk grunn til videre oppbevaring (f.eks. forsikringssaker).

7. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter knyttet til dine personopplysninger:

• Innsyn: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi har lagret om deg.
• Korrigering: Du kan be oss rette opplysninger som er feil eller misvisende.
• Sletting: Du kan i visse situasjoner kreve at vi sletter opplysninger om deg ("retten til å bli glemt").
• Begrensning: Du kan be oss begrense behandlingen av opplysningene dine.
• Dataportabilitet: Du har rett til å få utlevert dine data i et maskinlesbart format.
• Trekke samtykke: Hvis behandlingen er basert på samtykke (f.eks. helseopplysninger), kan du når som helst trekke dette tilbake.

For å benytte deg av disse rettighetene, ta kontakt med oss på teknisk@elev.no.

8. Klagerett

Dersom du mener at vi ikke behandler personopplysningene dine i tråd med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg likevel til å ta kontakt med oss først, så vi kan forsøke å løse saken.